Comment sélectionner le traiteur parfait pour votre événement

Bien que de nombreuses grandes salles de réception disposent d’un chef cuisinier ou d’un service de traiteur, plusieurs salles n’offrent pas ce service. Bien que le travail supplémentaire que représente l’embauche d’un traiteur puisse être dissuasif pour certains (pensant pouvoir assurer eux-même la restauration et le service), il n’en demeure pas moins qu’un service traiteur reste la meilleure solution si l’on veut gagner du temps à passer avec ses invités.

Avant d’engager un traiteur pour travailler sur l’événement, il est utile d’avoir quelques idées sur le menu et d’avoir ces quelques conseils dans un coin de votre tête.

Comme stipulé sur le site Traiteur Lille, vous devez vous rappeler que vous nourrissez un groupe diversifié de personnes. La plupart des gens aiment reconnaître ce qu’ils mangent. Cela ne veut pas dire que tout le monde doit être servi avec du poulet nature, mais soyez prudents si vous voulez proposer quelque chose de très exotique.

Bien que vous discutiez de votre menu au beau milieu de l’hiver, votre événement pourrait avoir lieu en juin ou inversement. Certains menus pourraient avoir l’air fantastiques en janvier, mais lorsque votre événement aura lieu en juin, vous voudrez quelque chose de beaucoup plus léger et frais. Engager un traiteur peut vous aider à trouver le bon menu en fonction de la saison de votre événement.

Dégustez la nourriture du traiteur

La dégustation vous donne l’occasion de goûter le savoir-faire du traiteur, mais aussi de découvrir sa façon de présenter les produits. C’est aussi le moment idéal pour rencontrer le chef cuisinier et déterminer son degré de flexibilité pour les menus. Tous les produits peuvent être adaptés à vos propres goûts, assurez-vous donc que le traiteur comprenne à la lettre les instructions que vous lui donnerez.

Demandez si la cuisson des plats est réalisée sur place ou si les aliments sont cuits à l’avance et laissés dans un plat chauffant pour maintenir la chaleur. Ces différentes pratiques auront un impact important sur la qualité des aliments servis à vos invités.

Vérifier les références de votre traiteur

Même si vous aurez probablement une liste de clients très satisfaits, il y a toujours de bonnes informations que vous pouvez apprendre si vous prenez le temps de vérifier les références d’un traiteur. C’est un excellent moyen d’avoir un aperçu de ce que le traiteur fait le mieux. Les bonnes questions pour les avis clients incluent :

• Combien de fois ont-ils fait appel à ce traiteur ?
• Qu’est-ce qui leur a le plus plu chez lui ? Le moins plu ?
• Qu’est-ce qu’ils auraient changé pour leur prochain événement ?
• S’est-il parfaitement adapté à leur demandes spécifiques ?
• Etc…

Demander des photos des événements déjà réalisés

Les photos vous donneront une bonne idée de la façon dont sont présentés les produits d’un point de vue esthétique. De même, des photos d’événements passés peuvent vous donner un aperçu de la façon dont ils sont généralement organisés. Regardez, puis posez-vous les questions suivantes : Aimez-vous leur vaisselle de service, la présentation, les petites touches de décoration ? Est-ce le style que vous aimeriez pour votre événement ? Qu’aimeriez-vous voir se répéter lors de votre événement ? 

Certaines photos peuvent être disponibles sur leur site internet, d’autres sur Google Maps, d’autres sur Facebook etc…

Discuter des services disponibles

Certains traiteurs offrent un service plus complet que d’autres, avec la possibilité de fournir du linge de maison, des tables, des chaises, des fleurs et même la décoration dans son intégralité. Vous pouvez leur donner une idée de vos goûts ou préférences et ils peuvent s’organiser avec les fournisseurs pour créer une ambiance décorative à votre image. D’autre part, certains traiteurs ne fournissent que la nourriture et le service de restauration. Ce sera alors à vous de coordonner les autres fournisseurs. Le plus important est que les services proposés correspondent à votre besoin et que vous vous y retrouviez dans votre budget.

Passez tout en revue par vous-même

Les réunions en face à face sont non seulement un excellent moyen de s’assurer qu’il n’y a pas de malentendu lorsqu’il s’agit de questions importantes comme le menu, mais elles sont également un excellent moyen pour vous d’avoir une meilleure impression sur votre traiteur. Par exemple, des réunions physiques peuvent vous donner l’occasion de visiter les locaux du traiteur. Le bureau est-il propre ? Les ateliers sont-ils hygiéniques ? Êtes-vous bien accueillis ? Etc.

Assurez-vous que votre traiteur soit organisé

Ceci est d’autant plus important que ce trait de caractère se transmettra très probablement à l’équipe qui s’occupera de votre événement. Mais attention : l’inverse pourrait aussi être vrai. Si votre devis vous est envoyé après la date promise ou s’il y a un sentiment général de désorganisation au cours de la vente et de la planification, cela peut être un signe que la rapidité et l’organisation ne sont pas des valeurs importantes pour le traiteur.

Lire les petits caractères

Lorsqu’il s’agit de signer le contrat avec votre traiteur, il est important d’examiner et de comprendre chaque détail. La proposition comprend-elle tout ce que vous avez demandé ? Les taxes sont-elles incluses ? Le prix varie-t-il par personne si le nombre de vos invités augmente ou diminue ? Comment sont calculés les frais de service pour la main d’œuvre ?

Étudiez l’offre de traiteur proposée par votre salle

De nombreuses salles ont une liste de fournisseurs privilégiés. Il se peut qu’on vous demande de travailler avec l’un de ces traiteurs partenaires. Cela peut-être embarrassant car ce n’est pas celui auquel vous pensiez pour votre événement. Mais il peut y avoir un avantage. Si vous utilisez le traiteur de la salle, il sera déjà familier aux locaux et tout ce qui s’y rattache : règles de sécurité, aménagement possible des salles, etc. Ainsi, vous risquez d’avoir moins de problèmes le jour de l’événement.

Énumérez vos exigences particulières

Les bons traiteurs travailleront avec vous sur toutes vos demandes spéciales. Quoi qu’il en soit, n’oubliez pas de demander à votre traiteur comment il gère les exigences particulières comme les restrictions alimentaires, les changements sur place et les ajouts d’invités tardifs. Votre traiteur pourra-t-il préparer un repas sans gluten de dernière minute ? Si le discours de bienvenue a 15 minutes de retard, la cuisine pourra-t-elle s’adapter ? La flexibilité et l’attitude positive de toutes les personnes impliquées dans un événement sont cruciales.

Sachez qui est responsable

La plupart du temps, la personne avec qui vous travaillez pendant l’organisation ne sera pas votre interlocuteur principal le jour de l’événement. Si vous voulez faire des changements ou si vous avez des questions ce jour-là, il est important de connaître votre interlocuteur dédié chez votre entreprise de traiteur.